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Guide de savoir-être en réunion

Préparez-vous

réunionSe présenter à une réunion sans savoir de quoi il sera question est un non-sens. Prenez connaissance de l’ordre du jour et de l’objectif de la rencontre (avec un peu de chance, l’organisateur l’aura diffusé quelques jours à l’avance). Au besoin, faites les lectures nécessaires et mettez-vous à jour dans les dossiers qui seront abordés.

Vérifiez si votre présence est nécessaire

Souvent, les réunions sont peuplées de gens dont la présence n’est pas essentielle. Si, après avoir été informé de l’objet de la rencontre, vous estimez que votre présence est superflue, faites-le savoir. Non seulement vous ne perdrez pas votre temps, vous éviterez également d’alourdir inutilement la rencontre.

Prenez des notes

En étant équipé d’un calepin et d’un crayon – ou d’un ordinateur portable –, vous envoyez le message que vous prenez la rencontre au sérieux. Vous vous assurez également d’avoir en possession toutes les informations nécessaires pour donner suite aux décisions qui seront prises pendant la réunion.

Soyez ponctuel

C’est une évidence, mais elle mérite d’être répétée. À preuve, quand on sonde les travailleurs sur les irritants au travail, les réunions qui commencent en retard font régulièrement une apparition. Et pour cause, en retardant le début de la rencontre, vous faites perdre du temps à toutes les personnes présentes. En plus, vous paraissez négligent et désorganisé. À éviter!

Respectez le droit de parole

La plupart des équipes comptent un ou deux extravertis qui en mènent large et monopolisent la discussion. Si vous êtes l’un d’eux, gardez vos interventions courtes et pertinentes. Laissez la parole à vos collègues et, de grâce, ne les interrompez pas pendant qu’ils parlent. En revanche, si vous êtes plutôt discret, prenez la place qui vous revient et livrez le fond de votre pensée lorsqu’on vous tend le micro.

Respectez l’ordre du jour de la réunion

Une fois vos collègues réunis, parler d’autres projets ou enjeux pressants peut être tentant. Ne tombez pas dans le piège. C’est la meilleure façon de faire dérailler la rencontre et de l’étirer indûment. Sans compter que toutes les personnes présentes ne sont peut-être pas concernées. Au besoin, convoquez une autre rencontre pour aborder ces questions.

Restez attentif

Avec un téléphone intelligent dans la poche, vous pourriez facilement jeter un œil à vos courriels ou même prendre un appel. Résistez à la tentation! Non seulement ce serait impoli, mais vous risquez de manquer une partie de l’information qu’on essaie de vous transmettre. Abstenez-vous aussi de discuter en catimini avec votre voisin. Si vous avez des renseignements importants à lui transmettre, prenez-en note et revenez-y après la réunion.

Donnez suite

Une fois la rencontre terminée, mettez au propre toutes les notes importantes. Ensuite, attaquez-vous promptement aux tâches qui vous ont été attribuées pendant la rencontre.

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brainstorming

Pour un brainstorming efficace

brainstormingLe concept du remue-méninges (brainstorming) a été popularisé en 1948 par le livre à succès ″Your Creative Power″, écrit par un publicitaire de renom, Alex Osborne.

Ce dernier a été le premier a édicter les règles de cette activité qui consiste à réunir des gens autour d’une table afin que ceux-ci émettent le plus d’idées possible, sans craindre la critique ou le jugement des autres. De cette quantité d’idées pouvait jaillir, soutenait-il, l’idée du siècle.

Les grands principes du brainstorming ont traversé le temps. En ce moment même, des gens enfermés dans des salles de conférence de tours de bureaux s’adonnent à l’exercice.

Or, cette conception du brainstorming ne fonctionnerait pas. En effet, il semble que faire germer les bonnes idées soit un art un peu plus complexe qu’un simple tour de table devant un tableau blanc. Et les premières études qui ont démontré l’inefficacité du brainstorming datent de… 1958!

De ces études, on peut aujourd’hui tirer deux conclusions : Osborne avait raison sur le fait que les gens accouchent de meilleures idées quand ils se regroupent, mais il se trompait sur tout le reste.

En fait, il faut plus qu’un brainstorming classique pour créer les conditions gagnantes à l’innovation. Lors de votre prochaine séance de remue-méninges, retenez ces quelques éléments :

1. Brainstorming seul, puis en groupe

Il semble qu’il soit plus efficace de développer d’abord ses idées en solo, ou en petits groupes de deux ou trois personnes. La pression sociale fait en sorte que bien des gens sont intimidés par les grands groupes et préfèrent laisser les autres s’exprimer.

2. Alimentez les critiques!

On organise un brainstorming que lorsque tout le monde a des idées en poche. Or, une fois « l’assemblée ouverte », oubliez le principe de suspendre son jugement comme l’avait édicté Osborne. Des chercheurs ont plutôt démontré que c’est du débat que jaillissent les meilleures idées. C’est lorsque les idées des autres sont critiquées, mises à l’épreuve, réfutées ou enrichies que l’on peut aller au-delà des banalités, des évidences.

3. Une certaine intimité

Favoriser la critique des idées des autres demande cependant une certaine ouverture de la part de tous. Seize étrangers risquent d’avoir un peu de réticence à juger leurs homologues. Voilà pourquoi les meilleures idées viennent de groupes dont les membres partagent entre eux une certaine intimité. Sans nécessairement avoir élevé les cochons ensemble, ils sont à tout le moins suffisamment à l’aise pour débattre de façon constructive.

4. Miracle à la machine à café!

Planifier une séance de brainstorming, c’est bien. Mais la créativité au sein d’une organisation fait partie des choses que l’on ne peut pas mettre à l’agenda. C’est dans l’air. Favoriser les échanges entre les gens, autour de la machine à café ou de la photocopieuse, partager des documents, des lectures, un bureau… C’est à n’importe quel moment, au contact des autres, que les idées apparaissent.