Préparez-vous
Se présenter à une réunion sans savoir de quoi il sera question est un non-sens. Prenez connaissance de l’ordre du jour et de l’objectif de la rencontre (avec un peu de chance, l’organisateur l’aura diffusé quelques jours à l’avance). Au besoin, faites les lectures nécessaires et mettez-vous à jour dans les dossiers qui seront abordés.
Vérifiez si votre présence est nécessaire
Souvent, les réunions sont peuplées de gens dont la présence n’est pas essentielle. Si, après avoir été informé de l’objet de la rencontre, vous estimez que votre présence est superflue, faites-le savoir. Non seulement vous ne perdrez pas votre temps, vous éviterez également d’alourdir inutilement la rencontre.
Prenez des notes
En étant équipé d’un calepin et d’un crayon – ou d’un ordinateur portable –, vous envoyez le message que vous prenez la rencontre au sérieux. Vous vous assurez également d’avoir en possession toutes les informations nécessaires pour donner suite aux décisions qui seront prises pendant la réunion.
Soyez ponctuel
C’est une évidence, mais elle mérite d’être répétée. À preuve, quand on sonde les travailleurs sur les irritants au travail, les réunions qui commencent en retard font régulièrement une apparition. Et pour cause, en retardant le début de la rencontre, vous faites perdre du temps à toutes les personnes présentes. En plus, vous paraissez négligent et désorganisé. À éviter!
Respectez le droit de parole
La plupart des équipes comptent un ou deux extravertis qui en mènent large et monopolisent la discussion. Si vous êtes l’un d’eux, gardez vos interventions courtes et pertinentes. Laissez la parole à vos collègues et, de grâce, ne les interrompez pas pendant qu’ils parlent. En revanche, si vous êtes plutôt discret, prenez la place qui vous revient et livrez le fond de votre pensée lorsqu’on vous tend le micro.
Respectez l’ordre du jour de la réunion
Une fois vos collègues réunis, parler d’autres projets ou enjeux pressants peut être tentant. Ne tombez pas dans le piège. C’est la meilleure façon de faire dérailler la rencontre et de l’étirer indûment. Sans compter que toutes les personnes présentes ne sont peut-être pas concernées. Au besoin, convoquez une autre rencontre pour aborder ces questions.
Restez attentif
Avec un téléphone intelligent dans la poche, vous pourriez facilement jeter un œil à vos courriels ou même prendre un appel. Résistez à la tentation! Non seulement ce serait impoli, mais vous risquez de manquer une partie de l’information qu’on essaie de vous transmettre. Abstenez-vous aussi de discuter en catimini avec votre voisin. Si vous avez des renseignements importants à lui transmettre, prenez-en note et revenez-y après la réunion.
Donnez suite
Une fois la rencontre terminée, mettez au propre toutes les notes importantes. Ensuite, attaquez-vous promptement aux tâches qui vous ont été attribuées pendant la rencontre.